ANALISTA ADMINISTRATIVO SR

Responsável pela gestão das agendas da vice-presidência e do conselho executivo da companhia, assegurando a distribuição de informações para as secretarias executivas das unidades e promovendo um fluxo estruturado das informações sobre compromissos e apoio logístico dos executivos. Também elabora relatórios gerenciais para dar suporte à gerência administrativa corporativa, no que se refere às viagens dos gestores das unidades.

Responsabilidades e atribuições

Acompanhar e organizar as agendas da Vice-Presidência e do Conselho Executivo, realizando interface com diretores, secretárias executivas e demais áreas, garantindo o alinhamento das informações e o planejamento adequado dos compromissos.

Planejar e organizar viagens nacionais e internacionais da alta gestão, incluindo reservas de voos, hospedagens, transporte, itinerários e demais necessidades logísticas.

Monitorar os deslocamentos dos executivos, realizando interface com pilotos, motoristas, hotéis, transportadoras e demais fornecedores, garantindo eficiência e qualidade na operação.

Organizar e coordenar reuniões internas e externas da Vice-Presidência e do Conselho, cuidando de toda a logística necessária para sua realização.

Acompanhar e controlar os apartamentos funcionais da diretoria e gerências, incluindo manutenção, organização, abastecimento e demais rotinas necessárias para garantir condições adequadas de utilização.

Controlar os vencimentos dos contratos de aluguel e demais serviços relacionados às estruturas de apoio aos executivos, realizando interface com as áreas internas para renovação e encerramento dos contratos.

Estabelecer e manter relacionamento com hotéis e fornecedores estratégicos, buscando acordos e condições comerciais adequadas às necessidades da alta gestão.

Conferir, acompanhar e controlar faturas, notas fiscais e despesas relacionadas a viagens corporativas, motoristas, hospedagens e aeronaves, assegurando o cumprimento das políticas e dos procedimentos internos.

Acompanhar os lançamentos de notas fiscais e despesas por meio do GLPI e demais sistemas corporativos, realizando a interface com a Secretaria Executiva e o Financeiro para conclusão dos processos de pagamento.

Realizar follow-up das notas fiscais e pagamentos de motoristas executivos, garantindo o cumprimento dos prazos e a continuidade dos serviços.

Elaborar relatórios gerenciais de despesas e gastos com viagens corporativas, por unidade, área e objeto de custo, fornecendo informações para acompanhamento, controle financeiro e tomada de decisão.

Elaborar relatórios de acompanhamento dos gastos relacionados às aeronaves da companhia, analisando despesas e contribuindo para o controle e a eficiência dos custos operacionais.

Realizar orçamentos e acompanhar o lançamento e pagamento das despesas relacionadas às aeronaves, garantindo aderência aos limites orçamentários estabelecidos.

Apoiar a programação e o acompanhamento das manutenções das aeronaves, realizando interface com fornecedores, contratos e áreas envolvidas para garantir o cumprimento do planejamento.

Monitorar cargas com frete de responsabilidade da empresa por meio de sistemas de rastreamento, acompanhando o cumprimento do plano de transporte, a performance das viagens e a segurança das cargas.

Realizar o controle de rotas e acompanhar a performance de cada viagem, identificando possíveis desvios e atuando nas tratativas necessárias.

Emitir relatórios de posicionamento dos veículos da carteira, utilizando sistemas de rastreamento para acompanhamento da operação e previsão de chegada das cargas.

Monitorar e analisar alertas de programação e ocorrências identificadas pelos sistemas, realizando as tratativas necessárias para minimizar impactos na operação.

Interagir com transportadoras, gerenciadoras de risco, equipes de faturamento, operações e demais áreas envolvidas para resolução de desvios relacionados à programação, liberação, rota e cronograma das viagens.

Realizar interface com a gerenciadora de risco em situações que demandem intervenção, seguindo os procedimentos e níveis de autorização estabelecidos pela empresa.

Tratar os desvios de programação por meio da ferramenta de árvore de decisão e realizar as devidas tratativas conforme o Escalation List.

Acompanhar viagens de produtos derivados e demais operações de transporte, garantindo o fluxo adequado das informações entre as áreas envolvidas.

Apoiar a resolução de ocorrências e desvios operacionais, buscando agilidade na comunicação e na tomada de providências junto às áreas e fornecedores responsáveis.

Colaborar com as secretárias executivas das unidades para garantir o adequado funcionamento das estruturas de apoio aos executivos nas diferentes localidades.

Realizar demais atividades inerentes à função, de acordo com as necessidades da área e da organização.

Requisitos e qualificações

Ensino Superior Completo.