Assistente da Gerência

Prestar suporte administrativo, operacional e de organização da informação à Gerência de Regionais, contribuindo para a gestão das 16 Regionais, o acompanhamento de projetos, reuniões, indicadores e planos de ação, assegurando a qualidade e a fluidez dos processos e das informações, em apoio à tomada de decisão e à geração de valor para os supermercados associados.

Responsabilidades e atribuições

Suporte à Gerência: organizar e acompanhar a agenda da Gerente de Regionais, apoiando a priorização de compromissos, reuniões e demandas administrativas.

Organização de reuniões: preparar pautas, apresentações, documentos e materiais de apoio para reuniões internas e externas, providenciando os recursos necessários.

Elaboração de atas com apoio de IA: utilizar ferramentas de inteligência artificial autorizadas pela APAS para apoiar a elaboração de atas, sínteses e registros de reuniões, organizando os principais temas, decisões, compromissos, responsáveis e prazos, com revisão e validação humana antes da circulação.

Registro no CRM: registrar e atualizar no CRM as decisões, os compromissos, os encaminhamentos e os planos de ação definidos nas reuniões da Gerência, garantindo informações completas, organizadas e rastreáveis.

Acompanhamento de planos de ação: monitorar prazos e pendências relacionados às decisões e iniciativas da Gerência, sinalizando atrasos, necessidades de encaminhamento e pontos de atenção.

Consolidação de informações das Regionais: apoiar a coleta, organização e consolidação de dados, relatórios e informações encaminhadas pelos Coordenadores e pelas equipes regionais.

Apoio a indicadores: auxiliar na atualização e organização dos indicadores de desempenho das Regionais, preparando informações para análises e reuniões gerenciais.

Apoio a projetos e iniciativas: acompanhar administrativamente projetos, campanhas e ações conduzidas pela Gerência, apoiando cronogramas, documentos, comunicações e controles.

Integração com as equipes: facilitar o fluxo de informações entre a Gerência, os Coordenadores de Regionais e as áreas internas da APAS, apoiando os encaminhamentos e o acompanhamento das demandas.

Suporte a eventos e reuniões: apoiar a organização de reuniões gerenciais, encontros, eventos e demais iniciativas relacionadas à atuação das Regionais, incluindo logística, convites, materiais e registros.

Gestão documental: organizar e manter atualizados arquivos, apresentações, atas, relatórios e demais documentos da Gerência, assegurando facilidade de consulta e controle das versões.

Rotinas administrativas: executar atividades administrativas relacionadas à área, incluindo controles, solicitações internas, organização de documentos e apoio à prestação de contas, conforme os procedimentos da APAS.

Viagens e logística: apoiar o planejamento de viagens, deslocamentos e compromissos da Gerência, observando as políticas e os procedimentos internos.

Melhoria contínua: identificar oportunidades de melhoria nas rotinas administrativas, nos controles e no fluxo de informações, contribuindo para a eficiência da área.

Confidencialidade e segurança da informação: zelar pela integridade e confidencialidade das informações, utilizando sistemas e ferramentas de IA conforme as políticas de privacidade, segurança e uso de dados da APAS.

Requisitos e qualificações

Rotinas administrativas e organização de agendas.

Organização de reuniões, atas, documentos e apresentações.

Pacote Office ou ferramentas corporativas equivalentes.

Noções de CRM e atualização de informações gerenciais.

Noções de controles, indicadores e acompanhamento de planos de ação.

Familiaridade com ferramentas de inteligência artificial aplicadas à produtividade, elaboração de atas e organização de informações.

Escolaridade

• Ensino superior completo ou em andamento em

Administração, Gestão Empresarial, Comunicação, Marketing ou áreas correlatas, conforme definição do RH.

Experiência

• Experiência em atividades administrativas, suporte a gestores, organização de reuniões ou acompanhamento de demandas e projetos.

Habilidades e competências

Organização e planejamento.

Atenção aos detalhes e qualidade dos registros.

Comunicação oral e escrita.

Capacidade de acompanhamento de prazos e pendências.

Discrição e responsabilidade no tratamento de informações.

Proatividade e capacidade de antecipar necessidades.

Relacionamento interpessoal e colaboração.

Facilidade de adaptação a sistemas e ferramentas digitais.

Treinamentos específicos

CRM utilizado pela APAS.

Ferramentas de IA aprovadas pela APAS e diretrizes de uso responsável.

Políticas internas, segurança da informação e proteção de dados.

Procedimentos administrativos e sistemas corporativos.

Informações adicionais

Assistência médica para o colaboradorParticipação no resultado, atrelado às suas metas.

Vale refeiçãoVale AlimentaçãoVale transporte ou estacionamentoGympassQuick MassagemAuxílio creche, para filhos até 4 anos e 11 mesesDay off no aniversárioAssistência odontológica, com custo para o colaboradorSeguro de Vida