Assistente de Experiências Executivas

Estamos com uma vaga para Assistente de Experiências Executivas

A XMX opera no mercado americano de nutracêuticos com afiliados. Nosso negócio depende do relacionamento com afiliados, e cada afiliado que deixa de trabalhar conosco custa caro. Queremos que cada um deles sinta que prestamos atenção nele, na família e no time dele, com presentes personalizados, viagens, jantares e eventos. Um presente simples e certeiro vale mais do que um presente caro e genérico.

Você será a pessoa que faz isso acontecer: recebe as informações do nosso CRM, propõe o que fazer e, depois da aprovação, executa do início ao fim. Encontra o fornecedor, negocia, compra, acompanha a entrega e registra tudo. Além dos afiliados, você atende prestadores de serviço da nossa empresa com brindes, viagens e reservas, atuando ativamente nos eventos da empresa.

RESPONSABILIDADES:

Presentes e brindes

• Propor de duas a três opções de presente por ocasião, com preço, prazo e o motivo da escolha, para aprovação rápida
• Encontrar e negociar com fornecedores na cidade do afiliado, em qualquer região do país
• Comprar, personalizar, montar kits, despachar e rastrear presentes e brindes (afiliados e prestadores de serviço), conferindo os materiais recebidos, até a confirmação de entrega
• Manter o cadastro atualizado dos afiliados
• Avisar o gerente responsável quando o presente for entregue
• Cuidar do calendário de aniversários e datas importantes de afiliados, familiares e sócios
• Manter o presente padrão sempre disponível para envio
• Fazer serviços externos ocasionais, como ir aos Correios, lojas e restaurantes (isso em casos pontuais)

Viagens e reservas

• Comprar passagens e reservar hotéis para afiliados, prestadores de serviço e time interno
• Reservar restaurantes e organizar jantares e encontros
• Controlar reembolsos de transporte e despesas de viagem

Eventos

• Apoiar a organização dos eventos da empresa, como o Talks e a ação de fim de ano, com cotações, brindes, hospedagem e logística

Processos e organização

• Criar e manter no ClickUp os processos da área: tarefas recorrentes, checklists e prazos
• Manter atualizado o cadastro de afiliados: endereço, datas e histórico de presentes enviados
• Controlar o orçamento de presentes e experiências e prestar contas dos gastos
• Montar e manter uma base de fornecedores confiáveis por cidade

QUALIFICAÇÕES

• Organização acima da média e gosto por montar processos, não só por segui-los
• Iniciativa: você traz a proposta pronta, sem esperar alguém pedir
• Atenção a detalhes, como nome certo, endereço certo e data certa
• Agilidade com prazos curtos, inclusive entregas no mesmo dia
• Boa comunicação escrita e verbal, direta e objetiva
• Facilidade para negociar com fornecedores por telefone e WhatsApp
• Google Sheets intermediário e facilidade com ferramentas digitais
• Discrição com informações pessoais de afiliados e da empresa
• Morar em Jundiaí - São Paulo capital ou região para situações pontuais facilitarem a logística das atividades.

DIFERENCIAIS:

• Experiência como assistente executivo(a) ou em experiência do cliente
• Experiência no contato com fornecedores
• Experiência com compra de passagens, hotéis e organização de viagens
• Experiência com ClickUp ou ferramenta parecida de gestão de tarefas
• Uso de ferramentas de IA no dia a dia
• Inglês intermediário ou avançado, para afiliados de fora do Brasil

COMPETÊNCIAS:

• ORGANIZAÇÃO · INICIATIVA · ATENÇÃO A DETALHES · AGILIDADE · COMUNICAÇÃO CLARA · NEGOCIAÇÃO · DISCRIÇÃO · CAPACIDADE DE CRIAR PROCESSOS · MENTALIDADE DE DONO

REMUNERAÇÃO E TIPO DE CONTRATAÇÃO:

• Remota
• Remuneração a combinar
• A prestação de serviço será feita no Regime PJ.
• Bônus trimestral - Vale a partir do segundo Trimestre dentro da empresa.
• Day Off de aniversário

COMO FUNCIONA O TRABALHO

• Nossa comunicação é feita pelo discord, o prestador aprovado precisa estar disponível na plataforma para responder e se comunicar.
• Usamos o ClickUp para gerenciar as atividades da equipe. (Você receberá treinamento para isso)
• Após contratado, consideramos os três primeiros meses como um tempo de adaptação aos processos da empresa.