Assistente Executivo I

• Agendar e cancelar reuniões da Diretoria e Conselhos, por meio de agenda e calendário, visando otimizar o trabalho da Diretoria e Conselhos
• Digitar circulares e ofícios, utilizando o Word e conforme orientação da Diretoria, para formalizar e documentar assuntos de interessa da cooperativa
• Enviar e receber correspondências, conforme necessidade, a fim de atender demandas
• Requisitar e controlar estoque de materiais de escritórios, descartáveis, bolachas, refrigerantes e água, por meio do documento Requisição de Almoxarifado e/ou e-mail, a fim de manter a Diretoria abastecida
• Preparar e divulgar a pauta das reuniões de Diretoria e Conselhos, conforme necessidade e orientação da Diretoria, para programar agenda com antecedência
• Atender ao público interno e/ou externo, analisando o assunto a ser tratado, solicitando detalhes para buscar soluções a fim de repassar para a Diretoria ou às áreas pertinentes
• Organizar material e documentos para realização de reuniões, conforme check List, para atender de forma eficaz a necessidade de cada reunião
• Preparar a lista de presença e solicitar serviços de copa nas reuniões de Diretoria e Conselhos, conforme necessidade para atender demanda
• Digitar ata das reuniões de Diretoria e Conselhos, por meio do Word, imprimir e coletar as assinaturas por meio do Motoboy e encaminhar para registro, para manter o controle e registro das decisões tomadas durante as reuniões
• Preparar e organizar viagens da diretoria em seminários, congressos, convenções, jornadas, simpósios (reservas em hotéis, inscrições, voos, agendamento de veículo, elaboração do pedido de reembolso para pagamento aos diretores) por meio da Requisição de Evento, e-mail, reservas etc., para atender demandas
• Lançar em planilha todos os gastos com viagens, treinamentos, congressos, etc., por meio do Excel para acompanhamento da Gerência e DiretoriaFiltrar e repassar ligações telefônicas e e-mails enviados para a Diretoria, observando as orientações de cada diretor, visando filtrar informações desnecessárias
• Organizar os documentos recebidos, através do diretório e de pastas da Diretoria, para manter documentação organizada e de fácil acesso quando necessário
• Reservar sala de reuniões, multimídia e equipamentos para reuniões, através de agenda física e agenda eletrônica, a fim de manter a organização e eficiência da utilização dos espaços disponíveis na Unimed Poços de Caldas
• Solicitar ou acompanhar o pedido de buffet para eventos ou reuniões, por meio de orçamentou ou pedidos pelo e-mail/ telefone, para atender demanda
• Solicitar reserva de carro e motorista para Diretores, por meio de reservas, quando solicitado, para atender Diretoria
• Lançar demandas na planilha de controle diariamente
• Auxiliar na organização dos eventos (Café do Cooperado, AGO/AGE, Jantar do Cooperado, Reuniões de Especialidades, entre outros), por meio de check List, para atender de forma eficaz as necessidades especificas de cada evento
• Acompanhar o Comitê Educativo do programa de Valorização do Secretariado: Adesão, desligamento, pontuação, convocação, lista de presença, envio de informes, entre outras atividades necessáriasControle de demandas das secretárias.

Responsabilidades e atribuições

Presta assistência e suporte aos dirigentes. Controla os documentos da governança cooperativa. Presta atendimento aos cooperados e secretárias dos consultórios para esclarecimentos referente às atividades da cooperativa.

Requisitos e qualificações

2° Grau CompletoDesejável: Graduação em AndamentoInformática (Word, Excel, Power Point e Internet)