Secretária Executiva :: Araruama e/ou Rio de Janeiro

CONEXÃO TALENTO BUSCA PARA SEU CLIENTE : Assessora Executiva / Secretária ExecutivaNosso cliente é aJB4INFO que busca uma Assessora Executiva para atuar diretamente no suporte aos sócios da empresa, com maior proximidade da CEO, contribuindo para a organização, execução e otimização da rotina executiva e administrativa.

Buscamos uma profissional altamente organizada, confiável, discreta, proativa e executora, que tenha capacidade de antecipar necessidades, acompanhar compromissos e prazos, organizar informações e garantir que as decisões e demandas sejam efetivamente transformadas em ações.

Mais do que administrar agendas, essa profissional terá um papel estratégico na proteção da agenda dos executivos, acompanhamento de decisões, cobrança de responsáveis e antecipação de problemas, permitindo que os sócios concentrem seus esforços nas atividades de maior impacto para o negócio.

É fundamental que seja uma pessoa com senso de dono, boa comunicação, maturidade profissional e capacidade de construir uma relação próxima e de confiança com os executivos.

Responsabilidades e atribuições

Assessoria aos sóciosAtuar como braço direito dos sócios na organização e condução de demandas executivas.

Gerenciar e proteger as agendas dos executivos, organizando compromissos, reuniões e prioridades.

Estruturar blocos de agenda e garantir o cumprimento dos compromissos planejados.

Criar lembretes, acompanhar pendências e antecipar necessidades.

Identificar conflitos de agenda e propor soluções de forma proativa.

Resolver demandas que possam ser solucionadas sem necessidade de envolvimento direto dos sócios.

Manter comunicação próxima com os executivos, desenvolvendo capacidade de leitura de suas necessidades e preferências.

Gestão de reuniões e acompanhamento de decisõesOrganizar reuniões de diretoria, conselho, governança e demais encontros executivos.

Preparar documentos, materiais e informações necessárias para as reuniões.

Participar de reuniões quando necessário.

Elaborar atas e registrar decisões, responsabilidades e prazos.

Acompanhar a execução das decisões tomadas.

Cobrar responsáveis e acompanhar prazos junto às lideranças da empresa.

Manter controle atualizado de pendências e garantir follow-up até a conclusão.

Gestão administrativaOrganizar documentos, contratos, correspondências e informações relevantes.

Acompanhar contratos dos sócios e demandas administrativas relacionadas.

Elaborar relatórios, apresentações e controles gerenciais.

Realizar controles de despesas, compras e demandas administrativas.

Executar compras de materiais, insumos, equipamentos e itens necessários para o escritório.

Interagir com fornecedores e prestadores de serviços.

Apoiar a organização administrativa do escritório e suas necessidades operacionais.

Viagens e logísticaPlanejar e organizar viagens nacionais e eventuais viagens internacionais.

Realizar reservas, organização de itinerários, deslocamentos e demais providências logísticas.

Acompanhar alterações e imprevistos relacionados às viagens.

Apoiar os executivos durante deslocamentos, garantindo que a logística esteja organizada.

Disponibilizar suporte em viagens pessoais dos sócios quando necessário.

Suporte pessoal aos executivosApoiar os sócios em demandas administrativas e pessoais que contribuam para a organização de sua rotina.

Auxiliar na organização de compromissos pessoais, eventos, viagens e outras demandas.

Apoiar eventualmente na gestão de pagamentos, serviços e demandas de terceiros.

Atuar com absoluto profissionalismo e confidencialidade em informações pessoais e empresariais.

Requisitos e qualificações

Experiência comprovada como Secretária Executiva, Assessora Executiva, Assistente Executiva ou em posições similares.

Formação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.

Experiência com gestão de agendas e suporte direto a executivos.

Experiência com organização de reuniões, atas, documentos e acompanhamento de pendências.

Domínio do Pacote Office, especialmente Word, Excel e PowerPoint.

Familiaridade com ferramentas digitais de organização e produtividade.

Experiência com Outlook / Microsoft 365, especialmente gestão de calendário e agenda.

Boa capacidade de comunicação oral e escrita.

Inglês intermediário será considerado diferencial.

Disponibilidade para deslocamentos entre Araruama e Rio de Janeiro e para viagens eventuais.

Informações adicionais

Contratação: PJ

Remuneração

Estamos trabalhando com Pretensão Salarial

Horário de trabalho

Segunda à sexta: horário comercial.

A posição será inicialmente em modelo híbrido, com maior proximidade presencial no início da atuação para integração, alinhamento de rotina e construção de confiança.

Local de trabalho

Arauama, mas a profissional deverá ter disponibilidade para atuar eventualmente no escritório da empresa no Rio de Janeiro, além de poder acompanhar os executivos em determinados deslocamentos e viagens.